L’amministrazione ha definito un assetto organizzativo che assicura concretamente:
- la gestione del protocollo informatico unico dell’istituto;
- la gestione dei flussi documentali in entrata, uscita e interni;
- la tenuta dell’archivio corrente, di deposito e storico, secondo le regole del documento informatico.
Il Dirigente scolastico Dott. Roberto Fiorini, si nomina Responsabile della Conservazione (RdC) dell’Istituto scolastico, ai sensi dell’art. 44 del D.Lgs. 82/2005 (CAD) e delle Linee guida AgID.
Il Dirigente scolastico nomina il DSGA dott. Nicolino Colombo, quale vicario del Responsabile della Gestione Documentale e del Responsabile della Conservazione. In caso di assenza o impedimento del Responsabile, il vicario ne assume le funzioni, garantendo la continuità del servizio.
Il Responsabile della Gestione Documentale (o il suo vicario in caso di necessità):
- definisce e gestisce il sistema di gestione documentale e di protocollazione informatica;
- cura la classificazione, registrazione, accesso, instradamento e conservazione dei documenti;
- garantisce la conformità normativa dei processi documentali;
- assicura l’integrità, la reperibilità e la sicurezza dei documenti informatici;
- redige il Manuale di Gestione Documentale e ne assicura l’aggiornamento;
Il Responsabile della conservazione (o il suo vicario in caso di necessità):
- definisce e attua il sistema di conservazione dei documenti informatici;
- garantisce che i processi di conservazione rispettino i requisiti di autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità e reperibilità;
- coordina le attività con eventuali soggetti conservatori esterni accreditati, se utilizzati;
- redige il manuale di conservazione e ne assicura l’aggiornamento.
Entrambe le figure collaborano con il Responsabile della transizione digitale, con i Responsabili del trattamento dati (se nominati), con il DPO e con tutte le figure coinvolte per l’attuazione del sistema documentale e informativo della scuola, in coerenza con il Piano Triennale per l’Informatica nella PA 2024–2026.